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Wer zu Hause Dokumente oder Bilder digitalisieren möchte, aber keinen Flachbettscanner besitzt, kann auf das Smartphone als universelles Werkzeug zurückgreifen. Für einzelne Seiten, Rechnungen oder Notizen genügt es, die Kamera zu nutzen und auf eine gute Ausleuchtung zu achten: Tageslicht am Fenster ohne harte Schatten liefert meist bessere Ergebnisse als die Zimmerlampe. Halten Sie das Gerät parallel zur Vorlage, damit keine perspektivischen Verzerrungen entstehen, und nutzen Sie die eingebauten Dokumentenfunktionen oder eine Scanner-App, die den Bildausschnitt automatisch begradigt und den Kontrast erhöht. Prüfen Sie das Ergebnis anschließend in der ins-db , bevor Sie es als PDF oder Bilddatei speichern. Für mehrseitige Unterlagen ist es sinnvoll, die Seiten vor dem Abfotografieren zu sortieren und in einer festen Reihenfolge zu bearbeiten, damit die spätere Dateistruktur übersichtlich bleibt.

Auch das Abfotografieren vom Bildschirm oder eine Bildschirmaufnahme kann eine Lösung sein, wenn die Vorlage bereits digital vorliegt oder es sich um E-Mails und Onlinedokumente handelt. Für gedruckte Fotos, die Sie schonen möchten, empfiehlt sich eine einfache Reproduktionsvorrichtung: Legen Sie das Bild flach auf einen dunklen, matten Untergrund und fotografieren Sie bei diffusem Licht senkrecht von oben, möglichst mit einer provisorischen Halterung, damit die Kamera ruhig bleibt. So lassen sich auch größere Mengen an papierfotos digitalisieren, ohne dass Sie die Originale aus der Hand geben müssen. Achten Sie darauf, Fingerabdrücke auf den Fotos zu vermeiden, und reinigen Sie die Kameralinse vor der Aufnahme. Wenn Sie mehrere Bilder erfassen, benennen Sie die Dateien direkt nach dem Aufnehmen mit einem einheitlichen Schema, etwa mit Motiv und laufender Nummer, damit die spätere Suche nicht zur Geduldsprobe wird.

Für Texte, die Sie nicht abtippen möchten, bietet sich die Texterkennung an, die in vielen Betriebssystemen und Office-Programmen bereits enthalten ist; alternativ können Sie Fotos in eine Texterkennungsfunktion einlesen und das Ergebnis anschließend manuell korrigieren. Das ist besonders hilfreich bei Verträgen, Rezepten oder handschriftlichen Notizen, wobei Sie bei Letzteren mit mehr Fehlern rechnen sollten. Denken Sie außerdem an eine geordnete Ablage: Legen Sie pro Vorgang einen eigenen Ordner an, vergeben Sie sprechende Dateinamen und sichern Sie die Ergebnisse zusätzlich auf einem zweiten Datenträger. Wer regelmäßig papierfotos digitalisieren möchte, kann die Aufnahmen in Chargen erledigen und zwischendurch kurz kontrollieren, ob Belichtung und Schärfe stimmen, statt jede Aufnahme einzeln zu prüfen – so bleibt der Arbeitsaufwand überschaubar und die Qualität dennoch verlässlich.